1.1. Im Folgenden informieren wir über die Erhebung personenbezogener Daten im Rahmen Ihrer Funktion als Geschäftspartner von keeen bzw. als Mitarbeiter eines solchen Geschäftspartners. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen.
1.2. Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die
keeen GmbH
Mörser Str. 78
38442 Wolfsburg
Fon: +49 53 62 155 83-0
Fax: +49 53 62 155 83-99
1.3. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter datenschutz[at]keeen.net oder unsere Postadresse mit dem Zusatz „Der Datenschutzbeauftragte“.
2.1. Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
Zur Ausübung der Rechte erreichen Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten des Verantwortlichen oder des Datenschutzbeauftragten.
2.2. Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.
3.1. Falls Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Ein solcher Widerruf beeinflusst die Zulässigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, nachdem Sie ihn gegenüber uns ausgesprochen haben.
3.2. Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung stützen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Dies ist der Fall, wenn die Verarbeitung insbesondere nicht zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist, was von uns jeweils bei der nachfolgenden Beschreibung der Funktionen dargestellt wird. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.
3.3. Soweit wir Ihre Daten für Zwecke der Direktwerbung verarbeiten, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.
4.1. Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung erheben wir personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:
4.2. Folgende Kategorien von personenbezogenen Daten werden erhoben und verarbeitet:
Rechtsgrundlage für die vorbeschriebene Verarbeitung ist das zwischen uns bestehende Vertragsverhältnis bzw. die Anbahnung eines solchen und somit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Insoweit das Vertragsverhältnis mit Ihrem Arbeitgeber besteht, erfolgt die Verarbeitung zur Wahrung unseres berechtigten Interesses an der Durchführung des Vertrages bzw. der Bestellung.
In den übrigen unter 4.1 genannten Fällen erfolgt die Verarbeitung zur Wahrung unseres an den beschriebenen Verarbeitungen bestehenden Interesses. Rechtsgrundlage ist somit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.
Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bzw. Informationspflichten vorliegen, ergibt sich die Rechtsgrundlage der Verarbeitung aus Art. 6 Abs. 1 S.1. lit. c DSGVO.
Erfolgt eine Verarbeitung aufgrund einer ausdrücklichen Einwilligung ist Rechtsgrundlage Art 6 I S. 1lit. a DSGVO.
4.3. Wir speichern die Daten für die Dauer von zwei Jahren. Anschließend wird die Verarbeitung auf den Zweck der Erfüllung von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten eingeschränkt. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (zehn Jahre für steuerrelevante Unterlagen bzw. sechs Jahre für sonstige Geschäftsbriefe) erfolgt die vollständige Löschung.
4.4. Bei personenbezogenen Daten der Kontaktverwaltung prüfen wir nach Ablauf von vier Jahren zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres, ob eine weitere Speicherung erforderlich ist. Sollte eine Erforderlichkeit nicht bestehen, werden die Daten gelöscht. Sollten wir von Ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen Kenntnis erlangen, so löschen wir Ihre Kontaktdaten unverzüglich bzw aktualisieren diese, falls Sie dies wünschen und uns neue Kontaktdaten mitteilen.
Bei der Nutzung von Teams werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Du vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machst.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Wir nutzen Teams, um Online-Meetings und Videokonferenzen zu planen und durchzuführen sowie als Kollaborations- und Messengertool. Teams ist ein Service der Microsoft Ireland Operations Limited.
Zum Teil zeichnen wir die Online-Meetings auf. In diesen Fällen werden wir das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung deiner Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, wenn sie im Rahmen einer Vertragsbeziehung mit keeen erfolgt. Soweit keine Vertragsbeziehung besteht, erfolgt die Verarbeitung auf Basis unserer berechtigten Interessen an der effektiven Durchführung von Online-Meetings. Die Rechtsgrundlage in diesen Fällen ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.
Ihre personenbezogenen Daten werden übermittelt an:
Für die Online-Terminvereinbarung verwenden wir den Dienst Microsoft Bookings, einen Service der Microsoft Ireland Operations Limited („Microsoft“), One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Im Rahmen der Online-Terminvereinbarung werden Server von Microsoft aufgerufen. Neben den o.g. personenbezogenen Daten erfolgt auch eine Übermittlung der Daten, die technisch zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich sind, an den Server von Microsoft. Dies sind zumindest Ihre IP-Adresse und der Zeitpunkt des Aufrufs, ggf. auch weitere Informationen zu Ihrem Endgerät, Browser oder Betriebssystem.
Microsoft verarbeitet Ihre Daten grundsätzlich auf Servern in der EU. Für vereinzelte Fälle, in denen abweichend davon eine Übermittlung in Drittländer erfolgt, ist Microsoft im sog. Trans-Atlantic Data Privacy Framework zertifiziert, welches als Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für ein adäquates Datenschutzniveau nach Art. 45 DSGVO.
Unsere telefonische KI-Assistentin wird durch die fonio GmbH mit Sitz in Österreich bereitgestellt. Bei der Nutzung werden also personenbezogene Daten durch fonio verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich auf Servern in der EU. Soweit fonio Daten an Unterauftragnehmer übermittelt, erfolgt dies im Einklang mit den Regelungen aus Kapitel V DSGVO. Wir haben mit fonio einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, um die datenschutzkonforme Verarbeitung der Daten in unserem Auftrag zu regeln.
Wir werden Ihre Daten auch in Drittländer übermitteln, wenn und soweit die Übermittlung zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen bzw. unseres Geschäftspartners oder zum Abschluss oder zur Erfüllung eines Vertrages im Interesse des Geschäftspartners erforderlich ist.
Anrufe werden ggf. durch unsere telefonische KI-Assistenz entgegengenommen. Dazu wird der Anruf aufgezeichnet und durch die KI-Assistentin analysiert und transkribiert, um dein Anliegen möglichst effizient an den richtigen Ansprechpartner weiterzuleiten. Dabei werden u. a. Sprachaufnahmen, Transkriptionen, Kontaktdaten und Metadaten verarbeitet.
Es steht dir frei, die Bearbeitung deines Anliegens durch die KI-Assistentin abzulehnen und uns anders zu kontaktieren. Dazu wirst du am Anfang des Gesprächs gefragt. Legst du dann auf, so werden keine Daten gespeichert, und dein Anruf nicht bearbeitet. Bitte kontaktiere uns in diesem Fall auf einem anderen Weg.
Daten, die durch unsere telefonische KI-Assistentin verarbeitet werden, löschen wir ansonsten automatisch nach 30 Tagen.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung deiner Daten ist Art. 6 (1) b DSGVO, wenn sie im Rahmen einer Vertragsbeziehung mit keeen erfolgt. Die Verarbeitung erfolgt auf Basis von Art. 6 (1) a DSGVO, soweit du in die Verarbeitung eingewilligt hast. Ansonsten erfolgt die Verarbeitung auf Basis unserer berechtigten Interessen an der effizienten Bearbeitung der telefonischen Kontakte und damit aufgrund von Art. 6 (1) f DSGVO.
