Es war ein regnerischer Dienstag im Januar 2024, als Thomas Richter zum letzten Mal eine 47-seitige PDF-Preisliste ausdruckte. Er stand am Drucker im Flur der Gerhard Richter GmbH, einem mittelständischen Hersteller von Präzisionsdrehteilen in Baden-Württemberg, und sah zu, wie 200 Exemplare warm aus dem Gerät kamen. Jedes sollte in den nächsten Tagen per Post an Schlüsselkunden gehen – wie jedes Jahr. Thomas, Vertriebsleiter der dritten Generation, spürte in diesem Moment eine Mischung aus Stolz und tiefer Erschöpfung. Das Unternehmen war gesund, die Auftragsbücher voll, die Kunden treu. Aber gleichzeitig wusste er: So konnte es nicht weitergehen.
Denn während draußen die Welt von API-Schnittstellen und Echtzeit-Preisen sprach, lief der Vertrieb hier noch wie 1985: individuelle Angebote per Excel, Freigaben per E-Mail-Runde, Nachfragen per Telefon, Rechnungen per Post. Ein Großkunde aus der Automobilindustrie hatte gerade wieder reklamiert, dass die Preise in der letzten Liste nicht zu den vor zwei Monaten vereinbarten Staffeln passten. Der Fehler war menschlich, die Konsequenz teuer – und das Vertrauen angekratzt. Thomas starrte auf die warmen Ausdrucke und dachte: „Wenn wir nicht bald digital werden, überholen uns nicht nur die Konkurrenten – wir verlieren unsere besten Kunden an uns selbst.“
Die Zahlen logen nicht. 68 Prozent aller Angebote wurden nach dem ersten Versand noch mindestens dreimal angepasst. Jede Änderung bedeutete neue Excels, neue PDFs, neue Telefonate. Die Vertriebsinnendienstmitarbeiterinnen verbrachten mehr Zeit mit Verwaltung als mit Kunden. Und die Kunden? Sie wollten endlich selbst sehen können, was sie bestellen durften, zu welchem Preis und wann es lieferbar war – am besten um 22 Uhr abends, wenn der Einkäufer noch schnell etwas nachbestellen musste.
Thomas probierte über die Jahre vieles: Ein CPQ-Tool, das nach sechs Monaten scheiterte, weil niemand es bedienen konnte. Ein eigenes Portal, das die IT-Abteilung fast in den Burnout trieb. Und jedes Mal die gleiche Erkenntnis: Die Lösungen waren entweder zu kompliziert oder passten nicht zur Realität eines metallverarbeitenden Betriebs mit 12.000 Artikeln, 400 aktiven Kunden und Preisen, die sich manchmal wöchentlich änderten.
Alles änderte sich an einem Tag im März 2024. Thomas saß in einem Workshop von keeen, eigentlich nur aus Höflichkeit, weil ein Lieferant ihn eingeladen hatte. Dort zeigte jemand eine Live-Demo der neuen Shopware B2B Suite – und Thomas erkannte innerhalb von zehn Minuten: Das war es. Kein separater Monolith, kein zweites System, kein neues Login für Kunden. Sondern genau der Shopware-Shop, den sie bereits für Ersatzteile und Kleinserien nutzten, nur mit richtigem B2B-Muskel dahinter.
Drei Wochen später saß das Projektteam zusammen: Vertrieb, Einkauf, IT und die Geschäftsführung. Die Frage war nicht mehr „ob“, sondern nur noch „wie schnell“.
Der größte Paradigmenwechsel war die Erkenntnis, dass sie kein zweites Portal brauchten. Die B2B Suite läuft auf derselben Shopware-Instanz wie der B2C-Shop – nur in einem eigenen Sales Channel. Kunden loggen sich ein und sehen sofort ihre Welt: ihre Preise, ihre Konditionen, ihre Lieferzeiten. Kein „Warenkorb für Geschäftskunden“, sondern ein echtes Vertriebscockpit.
Das Herzstück wurde die Debitoren- und Kontaktverwaltung. Jeder Kunde bekam sein eigenes Debitoren-Konto mit individuellen Preislisten, Staffeln, Mindermengenzuschlägen und Projektpreisen. Wenn der Einkäufer von Daimler einloggt, sieht er andere Preise als der Mittelständler aus dem Schwarzwald – und beide sehen genau das, was sie vereinbart haben. Ändert sich der Kupferpreis? Ein Klick im ERP, und die neuen Preise sind am nächsten Morgen für alle betroffenen Kunden live. Kein neues PDF, kein Anruf, kein Missverständnis.
In vielen Industrieunternehmen ist der Einkauf ein Teamspiel. Der Junior darf bis 5.000 Euro bestellen, darüber muss der Abteilungsleiter ran, ab 50.000 Euro der Geschäftsführer. Früher bedeutete das: E-Mails, Telefonate, vergessene Freigaben. Heute läuft alles im Shop. Der Einkäufer legt Artikel in den Warenkorb, klickt auf „Angebot anfordern“ oder „Bestellung zur Freigabe“, und das System leitet automatisch weiter. Der Freigebende bekommt eine Benachrichtigung, sieht den kompletten Vorgang inklusive Historie und kann mit einem Klick freigeben, ablehnen oder kommentieren. Thomas sagt heute: „Wir haben mehr Kontrolle als je zuvor – und gleichzeitig weniger Arbeit.“
Ein weiteres Wunder: Die Angebotsfunktion. Früher dauerte ein komplexes Angebot mit Staffeln, Lieferterminen und Alternativpositionen zwei Tage. Jetzt legt der Kunde selbst Artikel zusammen, fordert ein Angebot an, und das System generiert ein rechtssicheres PDF mit allen Konditionen, Gültigkeit und Unterschriftsfeld – innerhalb von Sekunden. Der Vertriebler muss nur noch persönliche Anmerkungen ergänzen und abschicken. Viele Kunden unterschreiben inzwischen digital direkt im Portal. Thomas hat ausgerechnet, dass sie allein durch diese Funktion jährlich über 180.000 Euro Personalkosten sparen.
Für Stammkunden, die immer dasselbe bestellen, wurde die Quick-Order-Funktion zum Lebensretter. Artikelnummer oder GTIN eingeben, Menge, fertig. Wer aus dem SAP-System des Kunden kommt, nutzt den OCI-Punchout: Ein Klick im SAP, und der Kunde ist im Shop, sieht seine Preise, legt Artikel in den Warenkorb und wird zurück ins SAP geleitet – inklusive aller Daten. Kein manuelles Abtippen, kein Fehler.
Im Frühjahr 2025 steht Thomas wieder am selben Drucker – aber diesmal druckt er keine Preislisten mehr. Der Drucker steht fast still. 87 Prozent aller Bestellungen laufen inzwischen digital über die B2B Suite. Die Vertriebsmitarbeiter haben wieder Zeit für das, wofür sie eigentlich da sind: Beziehungen pflegen, Lösungen entwickeln, neue Kunden gewinnen. Die Fehlerquote bei Angeboten liegt bei unter 0,3 Prozent. Und das Schönste: Kunden rufen inzwischen an und fragen, wann denn endlich der nächste Lieferant auch so ein Portal habe.
Die Geschäftsführung hat die Investition in die B2B Suite inzwischen als „beste Entscheidung der letzten zehn Jahre“ bezeichnet. Der Shop ist nicht mehr nur ein Bestellkanal – er ist das zentrale Nervensystem des Vertriebs geworden.
Die Digitalisierung komplexer B2B-Prozesse muss kein Millionenprojekt sein. Die Shopware B2B Suite beweist, dass ein einziger, intelligenter Shopware-Shop ausreicht, um selbst anspruchsvollste Industrieanforderungen abzudecken – kundenspezifische Preise, Freigabe-Workflows, Angebote, Schnellbestellung, OCI, alles aus einem Guss.
Fangen Sie nicht mit einem separaten Portal an. Nutzen Sie, was Sie bereits haben, und erweitern Sie es gezielt. Verbinden Sie ERP und Shopware sauber, damit Preise und Verfügbarkeiten immer stimmen. Geben Sie Ihren Kunden genau das, was sie brauchen – nicht mehr und nicht weniger. Und vor allem: Hören Sie auf, Prozesse zu digitalisieren, die eigentlich gar nicht sein müssten.
Denn in einer Welt, in der Einkäufer nachts um zwei bestellen und erwarten, dass alles klappt, gewinnt nicht der mit dem dicksten Katalog. Sondern der, der es dem Kunden so leicht wie möglich macht.
Thomas hat es geschafft. Von 40 Jahren Papierkram zu einem System, das heute moderner ist als die Portale vieler Großkonzerne. Und wenn Sie das nächste Mal eine Excel-Tabelle mit Preisen öffnen und sich fragen, ob das wirklich noch zeitgemäß ist – dann wissen Sie: Es gibt einen besseren Weg.
