Es war ein regnerischer Dienstag im Januar 2024, als Thomas Richter eine 47-seitige PDF-Preisliste ausdruckte. Im Flur der Gerhard Richter GmbH, einem mittelständischen Hersteller von Präzisionsdrehteilen, liefen rund 200 Exemplare aus dem Drucker – bestimmt für den Versand an Schlüsselkunden.
Das Unternehmen war wirtschaftlich stabil, die Kundenbeziehungen gewachsen. Gleichzeitig wurde jedoch deutlich, dass zentrale Vertriebsprozesse nicht mehr zeitgemäß waren: Angebote wurden in Excel erstellt, Freigaben per E-Mail abgestimmt, Rückfragen telefonisch geklärt und Rechnungen postalisch versendet.
Fehler in Preislisten führten zu Reklamationen und zusätzlichem Abstimmungsaufwand. Gleichzeitig stiegen die Erwartungen der Kunden an Verfügbarkeit, Geschwindigkeit und Transparenz.
Dieser Zustand machte deutlich, dass ein struktureller Wandel notwendig ist.
Die bestehenden Abläufe führten zu messbaren Ineffizienzen:
Versuche, einzelne Lösungen einzuführen (z. B. CPQ-Tools oder Eigenentwicklungen), zeigten nur begrenzten Erfolg. Entweder waren sie zu komplex oder nicht ausreichend in bestehende Prozesse integrierbar. Die Herausforderung bestand darin, eine Lösung zu finden, die sowohl technisch als auch organisatorisch zum Unternehmen passt.
Im Rahmen eines Workshops wurde die Shopware B2B Suite vorgestellt. Der entscheidende Unterschied lag darin, dass keine separate Systemlandschaft erforderlich war.
Stattdessen:
Das reduzierte Komplexität und ermöglichte eine schrittweise Transformation.
Mit der Shopware B2B Suite wurde der Shop als zentraler Zugangspunkt ausgebaut.
Technische Grundlage:
Kunden sehen nach dem Login:
Der Shop fungiert damit nicht nur als Bestellplattform, sondern als operatives Vertriebstool.
Ein zentraler Baustein ist die Verwaltung von kundenspezifischen Preisen.
Funktionen:
Preisänderungen werden systemseitig verarbeitet und stehen zeitnah im Shop zur Verfügung. Manuelle Verteilung von Preislisten entfällt.
Die B2B Suite bildet typische Einkaufsprozesse ab:
Bestellungen können innerhalb des Systems zur Freigabe weitergeleitet werden. Die Kommunikation erfolgt strukturiert und dokumentiert.
Die Angebotserstellung wurde weitgehend automatisiert.
Ablauf:
Vertriebsteams ergänzen nur noch individuelle Informationen.
Ergebnis: kürzere Bearbeitungszeiten und standardisierte Angebotsqualität.
Für wiederkehrende Bestellungen wurden zusätzliche Funktionen integriert:
Diese Funktionen reduzieren manuellen Aufwand und verbessern die Datenkonsistenz.
Nach Einführung der Shopware B2B Suite zeigten sich klare Veränderungen:
Der Online-Shop wurde zu einem zentralen Bestandteil des Vertriebsprozesses.
Durch die strukturellen Änderungen verschoben sich Aufgabenbereiche:
Das System übernimmt standardisierte Aufgaben, während Mitarbeitende sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können.
Die Einführung der Shopware B2B Suite zeigt, dass Digitalisierung im B2B-Umfeld nicht zwingend eine vollständige Systemneuerstellung erfordert.
Wesentliche Aspekte:
Die Umstellung auf die Shopware B2B Suite ermöglicht es, klassische Vertriebsprozesse zu digitalisieren und zu strukturieren.
Im konkreten Fall wurden:
Damit entstand ein System, das bestehende Abläufe unterstützt und gleichzeitig effizienter gestaltet. Für Unternehmen mit komplexen B2B-Anforderungen bietet die Shopware B2B Suite eine skalierbare Grundlage, um Prozesse zu vereinfachen und besser an digitale Anforderungen anzupassen.
